Note legali

Informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR

Versione 2026-08-02.1

1. Gestore della piattaforma – trattamenti propri

RA. Klaus Pernthaler, Waltherplatz 2, 39100 Bozen (BZ), entiflow@entiflow.eu. Il gestore è titolare per il sito pubblico, la gestione contrattuale e clienti, gli account della piattaforma, la fatturazione, l’assistenza e i propri protocolli di sicurezza.

Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati. Per gli enti pubblici la nomina è obbligatoria ai sensi dell'art. 37, par. 1, lett. a GDPR; se questa installazione è gestita da un ente pubblico, il dato va integrato.

2. Cliente quale titolare dei procedimenti

Per affidamenti, acquisti, contributi, candidature, sicurezza sul lavoro, whistleblowing e altri fascicoli, l’ente, l’organizzazione o l’impresa indicata nel portale determina di regola finalità e mezzi essenziali ed è titolare. Il gestore tratta normalmente tali dati su istruzioni documentate quale responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR. Titolare concreto, RPD/DPO, base giuridica e conservazione sono indicati direttamente nel modulo esterno.

3. Quali dati vengono trattati e per quale finalità

Tipo di dato	Finalità	Base giuridica
Dati di accesso: nome utente, password come hash, nome, funzione	Accesso all'applicazione, attribuzione delle azioni alle persone	Art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR
Tentativi di accesso: nome utente, momento, indirizzo IP	Difesa da tentativi di accesso automatizzati	Art. 6, par. 1, lett. f GDPR (sicurezza del trattamento)
Contenuti dei procedimenti e dei registri, inclusi i documenti caricati	Gestione dei procedimenti amministrativi del rispettivo ente	Art. 6, par. 1, lett. c ed e GDPR in combinato disposto con le rispettive normative di settore
Dati di protocollo: chi ha svolto quale azione e quando	Tracciabilità e prova documentale	Art. 6, par. 1, lett. c GDPR, art. 5, par. 2 GDPR
Dati dei richiedenti esterni nel portale delle domande	Trattazione della domanda presentata	Art. 6, par. 1, lett. b, c ed e GDPR

4. Canale di segnalazione per whistleblower

Il canale di segnalazione ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 può essere utilizzato senza registrazione e senza indicare il proprio nome. Non viene creata alcuna sessione né impostato alcun cookie. Chi indica volontariamente dati di contatto lo fa ai fini di eventuali chiarimenti; l'identità del segnalante è soggetta alla tutela rafforzata di cui all'art. 12 del citato decreto ed è resa accessibile esclusivamente alle persone a ciò autorizzate.

Per chiarezza: questa applicazione non può garantire l'anonimato a livello di rete. Il gestore del server vede tecnicamente l'indirizzo IP della richiesta. Chi necessita di anonimato completo non dovrebbe utilizzare il canale dalla rete del proprio ente.

5. Cookie

Questa applicazione utilizza esclusivamente cookie di sessione strettamente necessari al servizio richiesto. Non contengono dati personali, ma solo un identificativo di sessione casuale, e vengono eliminati alla chiusura del browser o al logout.

Nome	Finalità	Durata
vergabeagent	Sessione dell'applicazione interna	fino alla chiusura del browser
antragsportal	Sessione del portale esterno	fino alla chiusura del browser
dokumentfreigabe	Sessione di un link di condivisione	fino alla chiusura del browser

Per i cookie tecnicamente necessari l'art. 122 del D.Lgs. n. 196/2003 non richiede il consenso, ma solo questa informativa. Non compare pertanto alcun banner di consenso. Non viene effettuata alcuna analisi del comportamento d'uso, alcuna misurazione dell'audience né alcuna profilazione; sulle pagine pubbliche non sono integrati servizi di terzi.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati non vengono venduti né comunicati a fini pubblicitari. Vi accedono esclusivamente gli utenti autorizzati del rispettivo ente; l'applicazione tiene separati i dati di enti diversi.

7. Periodo di conservazione

I dati dei procedimenti e dei registri sono conservati per il tempo richiesto dalle norme di conservazione applicabili al rispettivo ente. I tentativi di accesso vengono eliminati dopo breve tempo, una volta assolta la finalità di prevenzione degli abusi. Le voci eliminate vengono dapprima solo contrassegnate e possono essere ripristinate; solo un secondo passaggio espresso le rimuove definitivamente.

• Protocolli di sicurezza: 30 Tage, soweit kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert
• Gestione clienti e contratti: da definire
• Assistenza: da definire
• Fascicoli dei clienti: nach den vom jeweiligen Mandanten festgelegten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

8. I Suoi diritti

Nei limiti dei presupposti di legge ha diritto di accesso (art. 15 GDPR), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20) e opposizione (art. 21). Per i fascicoli si rivolga al cliente indicato nel modulo; per i dati della piattaforma al gestore.

Può inoltre proporre reclamo all'autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma (www.garanteprivacy.it).

9. Decisioni automatizzate

Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, ai sensi dell'art. 22 GDPR. L'applicazione predispone e documenta; ogni decisione è assunta da una persona.

10. Fonti e conferimento dei dati

I dati provengono dagli interessati, dalla loro organizzazione, dai documenti presentati e, ove consentito, da registri ufficiali e autorità. In caso di raccolta indiretta il cliente indica categorie e fonte nell’informativa specifica. Senza i dati obbligatori accesso, domanda o procedimento potrebbero non essere trattabili.

11. Sicurezza e violazioni dei dati

La piattaforma utilizza accessi per ruolo e cliente, cifratura del trasporto, protocolli, hashing delle password e sessioni separate. Le misure tecniche e organizzative sono allegate all’accordo sul trattamento. Le violazioni sono documentate e comunicate senza ritardo al cliente titolare secondo l’accordo.